Razones para implantar voz sobre IP en la empresa

Seguro que últimamente casi todos hemos oído hablar de voz sobre IP o VoIP. Que si se puede ahorrar dinero, que si puede ser muy práctico.

Pero, ¿es ésta una solución mejor que la que ofrece un plan para empresarios de una operadora habitual? ¿Aporta valor a mi gestión o a mis clientes? Veámoslo.

VoIP consiste en usar la conexión a Internet (por ejemplo una ADSL), para enviar la señal de la voz, substituyendo el típico par de cables para un teléfono. Y como todo en la tecnología actual hay más de una opción para conseguirlo: desde usar estándares públicos reconocidos como SIP, hasta otros extendidos pero cerrados como Skype. Cualquier otro sistema VoIP que use el mismo estándar podrá comunicarse con nosotros, sin costes adicionales, a través de Internet.

Pero para llamar a teléfonos normales hace falta comprar un bono a una empresa de VoIP y además alguna de estas opciones: usar un programa en un computador (últimamente también en móviles), un teléfono especial de VoIP, o también un pequeño adaptador (llamado ATA), donde podremos enchufar nuestro “viejo” teléfono, evitándonos potenciales problemas con el software. Todas estas opciones son compatibles y pueden funcionar simultáneamente.

Los precios de llamada varían dependiendo de a quién se contrate y qué protocolo se utilice (Skype es una buena opcion pero no sumple todas las necesidades), y pueden incluir bastantes minutos de llamadas gratuitas dependiendo del plan contratado. Adicionalmente podemos contratar un número externo para tener llamadas entrantes no sólo por Internet, que además puede estar en un país diferente al nuestro si así lo deseamos.

Hasta este punto no hemos hecho nada más que complicarnos la vida para tener los mismos servicios de siempre, quizás un poco más baratos, pero claramente no aporta casi ningún valor adicional. Para ello necesitamos alguna pieza más que nos aporte control, funciones que nos ayuden, valor en definitiva. Esto, en telefonía, se consigue con una centralita, llamadas también PBX. No obstante, olvidemos el concepto habitual de centralita, y pensemos que con el abaratamiento y potencia actuales de los ordenadores, podemos conseguir con una pequeña inversión muchas funcionalidades nuevas, como por ejemplo:

1. Extensiones para todos los empleados: el cableado de red informática es más que suficiente para que cada empleado pueda tener su extensión de manera inmediata sin necesidad de ampliar la centralita, sin necesitar personal especializado, y puede usar su ordenador si no hay equipos especiales suficientes
2. Servicios especiales: buzones de voz personalizados y por empleado, llamada en espera, redirecciones automáticas a otras extensiones en caso de no disponibilidad, etc
3. Funciones avanzadas: extensiones de reuniones (para conversaciones entre múltiples teléfonos), pasarelas de buzón de voz a correo electrónico (no hace consultar el buzón de voz: recibiremos un mensaje con la llamada, el número llamante y un pequeño archivo de sonido con el mensaje dejado en el buzón) y también de fax.

Muchas de estas funciones no tienen por qué estar restringidas al uso interno. Podemos compartir con nuestros clientes las extensiones de reuniones, con las que podemos ganar muchísimo en imagen y profesionalidad, ofreciéndoles un servicio práctico que nos diferencie de otros competidores.

Pensemos también en que podemos redirigir llamadas no sólo dentro de un edificio, podemos tener un sistema distribuido entre diferentes oficinas que compartan la misma funcionalidad (y como el límite es Internet, incluso entre países). Pensemos en la flexibilidad que nos da, a nosotros y a nuestros clientes, saber que en cualquier momento y desde cualquier sitio del mundo podremos acceder a nuestro buzón y atenderles en menos tiempo, y sin incurrir en costes elevados, simplemente con una conexión a Internet desde, por ejemplo, un hotel.

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