Empresas Colombianas transformaron sus comunicaciones y productividad con Google Apps

Diferentes sectores, distintos tamaños y una misma decisión: migrar sus plataformas de comunicación y colaboración a Internet, por medio de la solución de Google para empresas.
Los resultados para Avantel, Superintendencia de Servicios Públicos y Fedepalma han sido sobresalientes, tanto en productividad como en reducción de costos de TI.

El concepto de Cloud Computing, o Computación en la Nube, es una de las tendencias tecnológicas y de negocios más poderosas del momento en el mundo, y cada vez gana más espacio incluso en los países en desarrollo. Se trata de un modelo que permite acceder a aplicaciones o servicios de cómputo vía Internet, y permite que los usuarios accedan a ellos desde cualquier navegador web –como Firefox, Internet Explorer y Google Chrome, además de los navegadores móviles–.

Dentro de la ola de aplicaciones Web 2.0 o de Computación en la Nube, la más popular entre empresas y organizaciones de todo el mundo es Google Apps, con 20 millones de personas y dos millones de organizaciones usuarias en cien países. Se trata de una ‘suite’ de aplicaciones de comunicación y colaboración que ahorra a las organizaciones importantes recursos que, de otra forma, deberían destinar a inversiones de hardware y de software así como en personal técnico especializado.

Google Apps incluye el servicio de correo Gmail, el de creación y edición de documentos de oficina (textos, hojas de cálculo y presentaciones) Google Docs, el calendario Google Calendar, la plataforma de publicación de sitios web Google Sites y el servicio de mensajería y videoconferencia Google Talk. Google Apps es gratuito para entidades educativas y sin ánimo de lucro, así como para empresas y organizaciones con menos de 50 usuarios, mientras que la edición Premier, tiene un costo mensual por usuario y ofrece capacidad de almacenamiento de correo Crece el número de casos de éxito Google Apps Premier Edition, lanzada al mercado el 22 de febrero de 2007, ha conquistado en sus tres primeros años a grandes compañías globales, como General Electric, Mondadori y L’Oreal, que cambiaron sus sistemas tradicionales por la Nube y lograron ahorros de costos, mayor productividad y unos niveles de seguridad y disponibilidad sin precedentes.

En Colombia ya son muchas las organizaciones que han dado este paso. Tres de ellas, Avantel, la Superintendencia de Servicios Públicos –SSP–, y Fedepalma, comparten su experiencia con el mercado colombiano. Avantel: Gmail transforma las comunicaciones La empresa de telecomunicaciones móviles Avantel adoptó la plataforma de Google Apps para solucionar problemas y limitaciones con sus sistemas de correo y mensajería, afectaban la productividad de sus empleados. El fácil acceso a las aplicaciones, la mejor relación costo/beneficio, la alta disponibilidad y el respaldo de Google fueron las razones que Avantel tuvo para optar por la plataforma en la nube de Google. La empresa realizó un proyecto piloto con 50 cuentas empresariales, que le permitió probar las características funcionales del producto.

Posteriormente, implementó nuevas cuentas de manera gradual en todas las dependencias de las oficinas principales en Bogotá, para finalmente habilitar las cuentas en las diferentes sucursales a lo largo del país. Dada la magnitud del proyecto, Avantel se apoyó en Eforcers, firma experta y certificada en Google Apps, para que instalara la plataforma, migrara los datos de la antigua y capacitara a los empleados en el uso de las herramientas En cuanto al correo, los empleados de Avantel venían trabajando con sistemas de almacenamiento de correos con una cuota limitada, que se multiplicaron por 50 con Google Apps Premier Edition y su servicio Gmail (25 GB). Con este cambio, 497 empleados drásticamente sus comunicaciones electrónicas al no tener limitaciones en sus buzones. Además, contar con diferentes alternativas de acceso al correo –cualquier computador con acceso a Internet, así como dispositivos móviles– representó más beneficios. El gran impacto de Google Apps Premier Edition, especialmente con Gmail, no sólo ha transformado las comunicaciones de los empleados, sino también su productividad y movilidad. Además, ha generado nuevas ideas comerciales por parte de la compañía, como la de llevar los beneficios de Gmail a las unidades móviles de sus clientes, lo cual le permitiría ofrecer un valor agregado a sus clientes y una ventaja competitiva a Avantel. SSP: reducción del 98% en requerimientos de soporte La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios es una de las entidades del Estado colombiano pioneras en adoptar Google Apps Premier. La SSP tenía varios objetivos para implementar esta solución: la flexibilidad que podría brindar a los usuarios para comunicarse –por correo, mensajería instantánea y videoconferencia– y para colaborar en documentos compartidos en línea, y los bajos costos mensuales, que permitirían drásticamente su presupuesto en TI, al reducir el número de servidores y otros equipos, así como los costos de administración y soporte técnico.

Hoy, más de 850 usuarios de la SSP utilizan Google Apps Premier como su plataforma de uso permanente, y además de lograr los objetivos de flexibilidad y reducción de costos, obtuvo un importante beneficio adicional: la reducción de los requerimientos de soporte técnico de un 98%, que le ha permitido al personal de TI concentrarse en labores más importantes que la solución de problemas. Fedepalma: del correo a la colaboración Para resolver sus crecientes necesidades en comunicación y gestión de información, la Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, decidió adoptar Google Apps Premier Edition en sus sedes de Bogotá, Villavicencio (Meta) y Cumaral (Casanare), además de las sedes del Centro de Investigación en Palma de Aceite, Cenipalma, en Bogotá, Villavicencio, Tumaco (Nariño), Barrancabermeja (Santander) y Fundación (Magdalena). La implementación de Google Apps Premier Edition, realizada por la firma Eforcers, facilitó las comunicaciones en las seis sedes del gremio palmicultor en el país, que a su vez se reflejó en un incremento en su productividad.

Fedepalma encontró en la plataforma de Google y en particular en Gmail la solución para sus necesidades de comunicación robusta, confiable y segura, y con una capacidad de almacenamiento que con las plataformas tradicionales sería difícil de imaginar. Pero más allá de los beneficios de Gmail para los 240 usuarios de Fedepalma y Cenipalma, éstos también se comunican por mensajería y videoconferencia a través de Google Talk, agendan tareas y reuniones con Calendar y han empezado a editar documentos compartidos con Google Docs, lo que les ha brindado nuevas opciones de colaboración.

Fuente: http://www.acis.org.co